Gérer le « techno stress »

Lu sur "Etre bien au travail" (tout un programme…) :

Les nouvelles technologies de la communication nous facilitent la vie, mais sont également porteuses de nouveaux défis, insoupçonnés au départ… Alors quelles solutions appliquer ? Voici quelques pistes pour gérer le « techno stress ». Elles relèvent de l’hygiène et du savoir-vivre, à réinventer et adapter en entreprise suite à l’apparition des mails, smartphones et autres nouvelles technologies de la communication.

• Contribuer à endiguer la « marée » des mails qui nous submerge en appliquant plus de discernement dans le choix des destinataires. 80% d’un message vient du « body language » : rien ne vaut la rencontre avec son interlocuteur, surtout s’il se trouve à quelques mètres. Ou choisissez le coup de fil qui peut être beaucoup plus efficace et plus rapide qu’un mail.

• S’efforcer de rendre l’information concise et utilisable rapidement. Si une action est attendue d’une personne, mettre son nom en gras ou en couleur devant l’action attendue.

• Tenir compte et s’adapter aux contraintes et habitudes de vie de ses interlocuteurs. Par exemple, avec le Moyen Orient, concentrer les réunions téléphoniques les lundi, mardi et mercredi.

• Bannir l’envoi des mails professionnels à partir de certaines heures de fin de journée, le week-end et en vacances. S’informer des moyens de programmer leur envoi aux heures ouvrées.

• Programmer les réunions à des heures compatibles avec la vie personnelle de vos collaborateurs : après 9h le matin et jusqu’à 18h le soir.

• Eteindre les portables en réunion, et surtout ne pas les poser sur la table afin de ne pas être tenter de les consulter. Pianoter sur un téléphone en réunion relève en réalité d’un manque de respect pour ses collègues, sans compter que cela déconcentre et diminue l’efficacité de la réunion.

• Savoir s’affranchir de l’intrusion que représentent les nouvelles technologies. Repérer les créneaux les plus favorables à la consultation et au traitement des mails et appels téléphoniques (en général, matin, midi et fin de journée), et accepter de fermer ses messageries et téléphones en dehors de ces plages. Ou désactiver la fonction pop-up de nouveaux mails, et ne pas les consulter non plus sur son smartphone. Se protéger du nombre de canaux d’entrées d’information.

• Savoir dire non. Accepter de devoir faire des choix, renoncer à croire que l’on peut répondre à tous les mails ou toutes les requêtes. Savoir dire non peut être bien accepté par ses interlocuteurs, et on peut leur expliquer nos raisons ou même les aider à s’orienter vers une solution différente.

• Pour traiter plus sereinement les informations, les passer tout d’abord en revue rapide, afin d’identifier les urgences. Appliquer la matrice d’Eisenhower, fonction de l’urgence et de l’importance des actions à entreprendre : traiter l’urgent et l’important dans l’immédiat, programmer l’important non urgent, déléguer si possible l’urgent non important, et renoncer à traiter le non urgent et le non important.

• Accepter de « déconnecter » au sens propre comme au figuré, et laisser de côté ses soucis le soir en rentrant chez soi. Bien plus facile à dire qu’à faire ! J’aime dire « Laissez le petit vélo qui tourne dans votre tête en bas. Inutile de l’attacher, personne ne vous le prendra… ».

• S’accorder des pauses, s’isoler pour se « reconnecter à soi », et pratiquer la respiration abdominale, quelques minutes, les yeux fermés, au bureau, dans les transports en commun…

• Prendre du temps pour soi, et se déprogrammer de notre éducation qui consiste à « serrer les dents » jusqu’à ce que l’on arrive à ce que l’on veut. Au final, prendre le temps de souffler permet d’être bien plus performant.

• Cela revient à appliquer un autre principe : « Charité bien ordonnée commence par soi-même ». Car je constate que, sous pression, on est souvent tenté d’annuler en premier les temps de relaxation, de détente, de sport, ou de loisirs, prévus pour soi. Or, c’est un mauvais calcul…

• S’accorder du temps, de la douceur et de la bienveillance, pour être mieux dans son travail et dans ses relations avec les autres… Tout un programme !